Tässä minipodcastsarjassa pohditaan johtajan hyvinvointia, kuinka sitä voidaan vahvistaa ja mitä keinoja johtajalla voisi olla käytössään. Näkökulmia ja ajatuksia esittelee Arttu Puhakka Itä-Suomen yliopiston jatkuvan oppimisen keskuksesta. Tämä podcast sarja on tehty Opetushallituksen rahoittamassa Johtajaksi ja johtajana kehittyminen -koulutushankkeessa. Tervetuloa mukaan!
Monesti tuntuu siltä, että johtajalta toivotaan ihmeitä. Onkin totta, että heillä on tärkeä rooli työyhteisössään esimerkiksi henkilöstönsä hyvinvoinnin seuraamisessa ja ylläpitämisessä. Johtaja ei kuitenkaan voi tätä tehtävää toteuttaa, jos oma hyvinvointi ei ole riittävän hyvässä kunnossa. Näin ollen keskeistä on ensin vetää happinaamari omille kasvoille, jotta voi auttaa muita onnistumaan tehtävässään. Tässä podcastissa esitellään näkökulmia, ajatuksia ja menetelmiä johtajan ja esihenkilön hyvinvoinnin ylläpitämiseksi. Toivottavasti tästä on sinulle iloa ja hyötyä.
Kuuntele jakso .
ٳٱǾԳپ쾱Բä
Podcastjuontaja: Arttu Puhakka
------------------------
[musiikkia]
Arttu: Tässä minipodcast sarjassa pohditaan johtajien hyvinvointia, kuinka sitä voidaan vahvistaa ja mitä keinoja johtajalla ja esihenkilöllä voisi olla käytössä. Näkökulmia ja ajatuksia esittelen minä, Arttu Puhakka täältä Itä-Suomen yliopiston jatkuvan oppimisen keskuksesta. Tämä podcast sarja on tehty opetushallituksen rahoittamassa “Johtajaksi ja johtajana kehittyminen”- koulutushankkeessa. Tervetuloa mukaan. Monesti tuntuu siltä, että johtajalta toivotaan ihmeitä. Onkin totta, että heillä on tärkeä rooli työyhteisössä, esimerkiksi henkilöstönsä hyvinvoinnin seuraamisessa ja ylläpitämisessä. Johtaja ei kuitenkaan voi tätä tehtävää toteuttaa, jos oma hyvinvointi ei ole riittävän hyvässä kunnossa. Näin ollen keskeistä on ensin vetää happinaamari omille kasvoille, jotta voi auttaa muita onnistumaan tehtävässään. Tässä jaksossa esitellään näkökulmia ajatuksia ja menetelmiä palautumisen ja ajankäytön suunnitteluun liittyen. Toivottavasti tästä on sinulle iloa ja hyötyä.
Tässä ensimmäisessä podissa tutustumme palautumisen mekanismeihin, ajankäytönsuunnitteluun ja toivottavasti löydät täältä joitakin sopivia menetelmiä oman toimintakykyisiä ja hyvinvoinnin ylläpitämiseen. Toki on hyvä muistaa, että minä en tunne sinua ja en tiedä sitä sinun tilannetta ja työyhteisöä ja kaikkia niitä työtehtäviä mitä sinulla on, joten voisit ehkä suhtautua tähän näin, että täältä päin tulee ajatuksia ja näkökulmia ja sinä voit nyt pohdiskella olisiko näistä sinulle jotakin hyötyä. Toisin sanoen en ole opettamassa sinulle, kuinka sinun tätä asiaa pitäisi toteuttaa omassa työssäsi ja niissä kaikissa tilanteissa mitä sinä kohtaat, vaan enemmänkin tämä voisi olla tämmöinen aloitus jonkinlaisella pohdinnalle. Suosittelen tekemään jonkinlaisia muistiinpanoja, erityisesti siitä näkökulmasta, että onko tämä jotakin sellaista mitä voisi käyttää? Onko tässä jotakin sellaista lisäarvoa, jota voisit ehdottomasti kokeilla? Ja jos et kokeilla niin milloin?
Tutustutaan ensin hieman itseensä johtamiseen. Itsensä johtaminen voisi olla jotakin sellaista, että siihen liittyy omien ajatusten tunteiden ja toiminnan suuntaamista. Jonkun tietyn tavoitteen saavuttamiseksi tavalla, joka hyödyllistä itselle ja toisille. Ja tämä tapa ylläpitää myös hyvinvointia. Pyrimme siis välttämään sellaista tilannetta, että aivot tuntuu olevan niin jumissa ja niin ylikuormittuneet, että mikä tahansa työ tuntuu ylivoimaiselta tai tuntuu, että ei voi oikein saada yhtään järjellistä ajatusta päähänsä. Tätä me pyrimme siis tässä välttämään. Itsensä johtamiseen tuki liittyy monia osa-alueita. Se voi liittyä tavoitteisiin, toimintaan, motivaatioon, huomion suuntaamiseen ja sen ylläpitämiseen. Toisin sanoen keskittymiseen, tietyntyyppisten ajatusten hallintaan tai ajatusten käsittelemiseen. Se voi liittyä niin sanotusti myönteisten tunteiden tai niin sanottujen negatiivisten tunteiden vahvistamiseen taikka niiden vastaanottamiseen. Ja olennaisesti se liittyy nykyään palautumiseen. Viime vuosina itse asiassa johtamiseen on tullut mukana myös kysymys, että kuinka minä omalla toiminnalla vaikutan muihin? Itsensä johtaminenhan toki terminäkin saattaa viitata siihen, että kyseessä on minä ja minusta ja minun hyvinvoinnista, mutta itse sen johtamiseen ehkä nykypäivänäkin liittyy olennaisesti se kysymys, että kuinka oma toimintani omat päätökseni vaikuttaa meihin muihin? Ehkä se tavoite voisi olla näin, että pyrkisin toimimaan ja vuorovaikuttamaan sellaisella tavalla, että se tukee ryhmän tai työyhteisön toimintaa ja näiden tavoitteiden saavuttamista. Itsensä johtaminen toki ei tarkoita yksin puurtamista tai yksin jättämistä. Tai jos mietimme hetken vaikka henkilöstöä, niin vaikka pyrimme, että henkilöstömme olisi hyvin itseohjautuvaa, niin se ei tarkoita, että me jätämme heidät tekemään yksin töitään. Itsensä johtamiseen voisi liittyä ajatus siitä, että ehkä se on tietynlaista taitoa havaita, kun tarvitsee apua, jeesiä tai jotakin uutta näkökulmaa omaan ajatteluunsa. Ja näin ollen taitoa ottaa yhteyttä muihin ihmisiin. Toki johtajan ja esihenkilön hyvinvoinnin ja työntekijän taikka asiantuntijan hyvinvoinnin ylläpitämisessä ja ylipäätään itsensä johtamisessa on eroja. Johtajat ja esihenkilöthän tekevät strategisia päätöksiä, jotka vaikuttavat koko henkilöstöön. Näin ollen näille tärkeille päätöksille ja niiden valmistelulle tulisi varata riittävästi aikaa. Ehkä lisäksi näitä tärkeitä päätöksiä tehtäessä olisi tärkeää olla hyvässä voimavarassa ja hyvinvoivana. Voi olla, että näin päätöksistä voisi tulla hieman parempia. Nämä tärkeät päätökset yleensä edellyttävät kykyä nähdä laajaa kokonaiskuvaa ja ehkä sitä on helpompi nähdä hyvissä voimavaroissa kuin jos on itse huonossa hapessa. Onneksi johtajalla ja esihenkilöllä aina toki mahdollisuus delegoida joitakin tehtäviä. Tämä toki edellyttää luottamusta työntekijöihin ja heidän osaamisensa itsenäisesti edistää näitä tehtäviä. Ja näin myös työntekijä voi välttää näitä mikromanageroinnin ikäviä seurauksia.
No, katsotaan hieman sitä palautumista. Aiemmin totesimme, että johtajat ja esihenkilöt tekevät tärkeitä päätöksiä ja näitä päätöksiä tehtäessä on ehkä hyvä olla hyvissä voimavaroissa, jotta voi nähdä sellaisen laajan näkökulman tätä päätöstä varten. Ja jotta voisi nähdä sitä laajaa näkökulmaa, ja voisi olla hyvinvoivana tätä ajattelutyötä tehdessään, niin silloin ehkä olennaista on kiinnittää huomiota omaan palautumiseen ja eheytymiseen. Muutamia hyviä näkökulmia voimme ottaa kirjallisuudesta. Otetaan Oliver Burkeman “Neljätuhatta viikkoa”-kirja. Siinä esitetään mielenkiintoinen näkökulma ylipäätään itsesi johtamiseen, että tehokkuutta parantamalla työmäärä voi vain kasvaa. Esimerkiksi jos olemme erittäin tehokkaita ja nopeita sähköpostien käsittelemisessä, niin saattaa olla, että meidän sähköpostien määrä vain kasvaa, koska tällöin nämä vastaanottajat tottuvat siihen, että olemme nopeita ja tehokkaita käsittelemään sähköpostia ja ehkä se saattaa jopa yllyttää heitä laittaa vielä useammin tätä sähköpostia. Näin ollen kaiken kaikkiaan omaan hyvinvointiin ja omien voimavarojen ylläpitämiseen liittyy ajatus siitä, että millä tavalla töitä teen ja vaikka pyrkisin tehokkuuteen, mikä sinällään on hyvä asia, mutta on hyvä muistaa, että sillä voi olla myös toisenlaisia seurauksia. Kaiken kaikkiaan ehkä palautumisessa ja tässä itsensä johtamisessa tavoitteena voisi olla, että olisi aikaa ajatella ja olisi aikaa palautua. Olisi sellaisia hetkiä, hyviä palauttavia hetkiä, jotka voisi lisätä meidän ajattelun kykyä, vaikka tehdä nyt niitä tärkeitä päätöksiä. Ja sitä kautta voisi auttaa meidän henkilöstöä onnistumaan heidän tehtävissään. Toisaalta on ehkä hyvä ottaa se näkökulma siihen, että vaikka pyrimme olemaan hyvinkin tehokkaita, mikä on erityisen tärkeää joinakin hetkinä, mutta tehokkuudellakin on varmaan rajansa. Ollaan havaittu, että jos pyrimme olemaan tiukan keskittyneitä johonkin tiettyyn asiaan, jota tietysti tärkeät päätökset vaativat, niin se saattaa kirjoittaa tietyntyyppistä glutamaattia, sakkaa, meidän aivoihin, joka ei lähde siitä mitenkään pois muuten kuin lepäämällä. Toisin sanoen tämmöinen omien voimavarojen ylläpitäminen vaatinee jonkinlaista jaksotusta. On keskittyneitä, hyviä, laadullisia työhetkiä ja on lepotaukoja. Nämä tarpeelliset lepotauot havaittiin jo covidin jälkeen, kun Microsoft teki tutkimusta teamsin käytöstä. Sinäkin olet saattanut kokea sellaisia päiviä, että on teams-putkia: yksi loppu ja toinen alkaa. Tässä tutkimuksessa tutkittiin aivoja ja miltä tämä tauottaminen tai ei tauottaminen näyttäytyy näitten tutkittavien aivoissa. Siellä oli selkeä ero, että pitikö vaikka 5 tai 10 minuutin tauon jokaisen teamsin välillä tai jos niitä ei pitänyt. Nämä tauottomat teams putket, ne näkyvät selvästi tutkittavien aivoissa kumuloituvana stressinä. Kuin ne henkilöt, jotka pitivät näitä tarpeellisia lepotaukoja näiden teamsien välillä, oli pituus vaikka 5 tai 10 minuuttia, niin heidän aivojen toimintakyky näytti säilyvän melko samanlaisena läpi päivän.
Jos me emme nyt pidä riittävästi huolta tästä meidän palautumisesta, niin mitä käy? Voisiko käydä näin, että menemme ojasta allikkoon?
Tätä samaa voimme kuvata tämmöisellä homeostasi-allostaasi vertauksella. Homeostaasi tarkoittaa meidän kehomme tasapainotilaa ja aallostaasi tarkoittaa sitä, että syntyy uusi tasapainotila. Jos emme vaikka esimerkiksi palaudu riittävästi. Kuvitellaan näin, että meidän voimavaramme ovat 100 %. Teemme jotakin työtä, joka vaatii meidän voimavaroja, uuvumme ja lepäämme, mutta emme lepääkään riittävästi. Se jää hieman vajaaksi. Jäämme tällöin ehkä 10 % vajaaksi tästä täydestä 100 % ja lepäydymme 90 % saakka. Jatkamme työskentelyä ja tulee uusi hetki, joka vaatii meidän voimavarojamme. Käytämme niitä, uuvumme ja lähdemme palautumaan, mutta jälleen meidän lepomme jää vajaaksi. Ja palaudumme vaan jälleen taas 10 % vähemmän, jolloin syntyy uusi normaali, joka on 80 % ja tässä hetkessä olemme jo 20 % miinuksella siitä oikeasta normaalista, hyvinvoivasta tilasta Mutta tässä pirullisuus on siinä, että me jollakin tavalla totumme tähän: syntyy allostaasi. Totumme tähän uuteen normaaliin 80 % voimavaroihin. Jatkamme eteenpäin ja tulee uusi kuluttava, voimavaroja vievä hetki. Käytämme niitä. Yritämme jälleen palautua, mutta jälleen jätämme oman palautumisen hieman vajaaksi, vaikka jälleen sen 10 %. Sitten olemme jo 70 % kohdalla. Alkuperäinen hyvä voimavarainen tilamme olisi 100 %, mutta kun tällä tavalla jatkamme, että emme riittävästi huolehdi omasta toimintakyvystämme ja palautumisesta, niin voi olla, että pitkällä aikavälillä meidän voimavaramme vähitellen hiipuvat ja hiipuvat ja hiipuvat. Ja toivottavasti tässä ei lopputuloksena ole se, että olemme ehkä jopa 40–50 % voimavaroissa siihen alkuperäiseen nähden. Ja tosiaan, niinkuin aikaisemmin mainitsin, niin pirullisuus on siinä, että meidän keho-mieli kokonaisuus tietyllä tavalla tottuu tähän. Eli homeostaasi oli se alkuperäinen hyvä, palautunut tasapainotila meidän keho-mieli kokonaisuudessa ja allostaasi kuvaa sitä uutta ns. normaalia, joka tuntuu normaalilta, mutta oikeasti on epänormaali tilanne. Toisin sanoen meidän olennaista on huolehtia siitä meidän palautumisesta, jotta ei käy näin, että meidän voimavarat vähitellen ja vähitellen vain uupuvat ja uupuvat ja vähenevät. Ja sitten lopputuloksena voi olla jotakin ikävää meille, ja meidän henkilöstölle. Tämän takia on ehkä hyvä huolehtia myös mikrotauoista. Ollaan tutkimuksessa havaittu, että iltapäivän mikrotauot: rentoutumiset, päiväunet, venyttely, kävely toimistolla, sosiaaliset hetket, ne vähentää työkuormituksesta syntyviä negatiivisia tunteita. Mutta yllättäen sellaiset mikrotauot, jotka sisältää kognitiivisia aktiviteetteja, vahvistaa työkuormituksen synnyttämää negatiivista tunnetta. Toisin sanoen, jos pidämme mikrotaukoja rentoutuen, päikkäreillä, venyttellen, kävelemällä toimistolla tai sosiaalisilla hetkillä, niihin ei kannattaisi liittää minkäänlaisia tämmöisiä aivokuormaa tuottavia, kognitiivisia aktiviteetteja vaan oikeasti pitää se tauko taukona. Yksi hyvä tapa voi olla vaikka kävellä kaksi minuuttia puolen tunnin välein. Toki monelle tämä puolen tunnin välein tapahtuva kahden minuutin kävelytoimistolla voi olla ehkä tavoittamattomissa, mutta ainakin pyrkiä tähän. Itse olen joskus tätä kokeillut, että kuinka pitkä kävelymatka itse asiassa on tämä kaksi minuuttia. Otin sillä tavalla, että meillä on iso rakennus tässä yliopistolla. Tässä on itse asiassa kaksi rakennusta vierekkäin, joissa välillä on pieni silta jota pitkin kävellään ja itse asiassa kahdessa minuutissa kävelen nämä molemmat rakennukset läpi päästä päähän ja vielä palaan omalle työpisteelle, niin siinä meni kaksi minuuttia. Minkä takia tämä kahden minuutin kävely voi olla hyödyllistä? Erityisesti niille, jotka istuvat päivät pääksytysten? Tutkijat nimittäin vertasivat sitä, mikä on tehokkain tapa minimoida istumisen haittoja työpäivän aikana, jolloin nämä lyhyet kävelytauot voitti kaikki muut keinot. Joten jos tahdotat välttää istumisen tuottamia haittoja, niin kävele silloin tällöin kaksi minuuttia. No jos minä tahtoisin jollakin tavalla pitää ylläpitää omaa energisyyttäni työpäivän aikana, niin mitkä tutkimusten mukaan saattaisi olla parhaita keinoja? Eräissä tutkimuksissa ylivoimaisesti parhaina keinoina oli lyhyt meditaatiohetki. Jälleen tietyntyyppinen mikrotauko. Se voi kestää 2–3 minuuttia, joskus jopa pidempäänkin, mutta lyhyt rauhallinen meditaatiohetki, jolloin itse asiassa vain ollaan ja tarkkaillaan vaikka hengitystä tai kehoa tai kuuloaistimusta, ilman aikomusta tehdä mitään. Tämmöinen lyhyt meditaatiohetkihän on käytännössä ”not-doing”, ”ei-tekemisen” hetki ja varmaan siihen liittyy sen piristävä vaikutus. On myös havaittu, että päiväunilla on merkittävä vaikutus iltapäivän tehoihin, mutta kuinka moni ottaa niitä päikkäreitä? Kaikki me tiedämme, että päiväunet ovat hyvin tärkeitä ja osa on jopa kokeillut ja laskenut jopa minuuttimääriäkin siihen liittyen, että mikä on itsellesi voisi olla piristävä hetki, mutta kuinka moni oikeastaan uskaltaa ottaa päiväunia työpaikalla? Kaikki tietää, että tämä on hyvä juttu, mutta kukaan ei niitä uskalla ottaa. Tutkimuksessa ollaan havaittu, että noin 10 minuutin päiväunilla on merkittävä vaikutus iltapäivän työtehon parantumiseen. Jolloin voi olla ehkä hyvä keskustella työpaikalla, että onko päikkärit sallittuja - tietyllä tavalla sosiaalisesti sallittuja työpaikoilla. En usko, että millään työpaikalla olisi kielletty suoraan sitä päiväunet, varsinkin jos se tapahtuu omalla kahvitauolla.
No, olemme siis avanneet, että työpäivän aikana mikrotauot, ehkä päiväunet tai jonkinlaiset palauttavat tuokiot ovat tärkeitä ylläpitämään meidän voimavaroja. Mutta mitäs illalla? työpäivä päättyy, ovi sulkeutuu niin mitä olisi hyvä tehdä työpäivän jälkeen, jotta palautuminen lähtisi käyntiin? Tutkimuksen mukaan on ehkä kolme tai neljä asiaa, jotka mahdollistavat, että palautuminen lähtee käyntiin työpäivän jälkeen. A) se mitä teemme pitäisi olla jonkinlaista toiminnallista. Elikkä todellakin tekemistä. Jos nyt hieman kärjistän niin sohvalla löhöäminen, vaikka kuinka mukavaa onkin, niin joskus tietysti tarpeellistakin, niin ei välttämättä käynnistä tätä palautumista. Toisin sanoen meidän pitäisi olla jollakin tavalla aktiivisia, tehdä. Sitten meidän pitäisi tehdä jotakin sellaista, josta me pidämme. Tykkäämme, ja se on täysin vapaaehtoista. No jos tykkään imuroida ja teen sen vapaaehtoisesti, ja oikeasti nautin siitä, niin se voi olla palauttavaa. Mutta jos imuroin sen takia että nyt on vaan pakko imuroida tai joku käski niin se ei välttämättä ole enää palauttavaa. Mutta se on kuitenkin toiminnallista. Meidän olisi hyvä siis tehdä jotakin sellaista, joka on meidän itsemme päätettävissä ja me tykkäämme siitä. Se tuottaa meille iloa ja ehkä se seuraava asia on sellaista, että se tekeminen, jota teemme, on sellaista, joka vaatii meidän keskittymistä. Tapahtuu tämmöinen psykologinen irtautuminen työasioista. Nämä työasiat eivät pääse meidän mieleemme, koska teemme jotakin sellaista, joka ottaa meidän huomioon ja vie meidän huomiomme ja sillä tavalla meidän päähän mahtuu vain sitä tekemistä ja siihen keskittymistä vaativia asioita. Ja ehkä se neljäs asia voi olla semmoista, että teemme siis jotakin sellaista mistä tykkäämme, vapaaehtoista, joka edellyttää keskittymistä ja on sellaista tekemistä, johon myös liittyy oppimista, että voimme oppia uusia asioita. Jos jälleen otan yksinkertaisen esimerkin. Lähden kävelemään vapaaehtoisesti. Tykkään siitä, mutta käveleminen on täysin automatisoitunut ja silloin helposti työasioita saattaa pulpahtaa mieleen. Toki se on ihan hyvä, hyviä ideoita tulee ja sillä tavalla töitä saa edistettyä, mutta se ei välttämättä edistä jälleen taas palautumista. Kun taas jos lähdin kävelemään metsään, ehkä pimeällä tai juurakkoiselle polulle, jossa on enemmän kiviä, joudun enemmän keskittymään siihen, minne jalkani laitan. Tai ehkä jos muuten vielä kävelyn polkujuoksuksi, ehkä hölkäksi, niin joudun vielä enemmän tekemään töitä keskittyäkseni, jotta en kaatuisi. Ja sen takia ehkä on hyvä pohdiskella, mitä illalla teke: jotakin sellaista josta itse tykkää, siitä voi oppia, vaatii keskittymistä ja se on täysin vapaaehtoista, niin se voi mahdollistaa sen, että palautuminen lähtee liikkeelle. No, ollaan havaittu nimittäin, että tämä edellä mainittu psykologinen irtautuminen töistä, elikkä vapaa-ajalla rentoutuen, taikka sitten näitä mukavia asioita tehden, joista voi oppia uusia asioita, niin tämä psykologinen irtautuminen vähentää negatiivista tunnetta, uupumuksen kokemusta sekä työn ja vapaa ajan välistä ristiriitaa suhetuttaa. Toisin sanoen, jos me saamme sellaisia hetkiä, että työasiat eivät ole meidän mielessämme, niin sillä voi olla merkittävä vaikutus meidän palautumiseen. Emme koe negatiivisia tunteita, uupumuksen tunnekin vähenee ja työn ja vapaa ajan välinen ristiriitakin heikkenee. No toki, voihan siitä monta muutakin asiaa tehdä. Voin vaikka kuunnella musiikkia, mutta joittenkin tutkimuslähteiden mukaan, vain jos kuuntelen musiikkia rentoutumistarkoituksessa, niin silloin se palautuminen voi lähteä ehkä liikkeelle. Luonnostahan me tiedämme, että melkein ihan mitä tahansa siellä luonnossa tekee, niin se palauttaa. Pelkästään luontoympäristön meneminen, laittaa meidän palauttavat toiminnot liikkeelle. On myös havaittu, että rakennettu luonto ympäristö niin sekin alkaa palauttamaan, mutta oikea luontoympäristö niin se palauttaa vielä enemmän. Ja liikunnalla on merkittäviä vaikutuksia palautumiseen ja eheytymiseen ja on havaittu, että ja on spekuloitu, että itse asiassa sellainen liikunta, johon liittyy tämmöisiä pieniä päätöksentekohetkiä. Otan nyt esimerkiksi vaikka tämmöisen polkujuoksun, jossa joutuu vähän koko ajan miettimään minne jalkansa laittaa, varsinkin jos se alusta on sellainen, että siellä ei nyt kovin montaa paikkaa ole mihin sen jalkansa voi laittaa. Vaan joutuu koko ajan nopeasti tekemään pieniä päätöksiä siihen töppösensä asettamisensa suhteen, niin tämäntyyppinen liikunta saattaa itse asiassa edistää jonkinlaista BDNF-molekyylin uusiutumista. BDNF-molekyyli, on itse asiassa on havaittu, että tämmöinen kroonistunut stressi tietyllä tavalla tuhoaa meidän aivoista tätä BDNF-molekyyliä, joka mahdollistaa neurogenesiksen sillä aivoissa ja se on toki haitallista pitkällä aikavälillä, mutta tämmöinen vapaa-ajan liikunta, johon liittyy tosiaan tämmöisiä pieniä, mikropäätöksentekohetkiä, niin on spekuloitu, että se itse asiassa saattaa edistää BDNF -molekyylin toimintaa siellä meidän aivoissa.
Ja sitten olennaisena asiana on nukkua. Uni on korvaamatonta varsinkin aivojen palautumiselle. Tässä vasta äsken oli mediassa juttua siitä, että kuinka syvä uni puhdistaa meidän aivoja ja sinne kertyneestä sakasta. Ja sen takia, jos me tahdomme nukkumisen avulla huolehtia meidän toimintakyvystä, jotta voisimme tehdä vielä niitä strategisia päätöksiä, jotka edellyttävät laaja-alaista ymmärrystä toimintaympäristöstä ja monista asioista, jotka siihen päätökseen vaikuttavat, niin on ehkä hyvä huolehtia siitä meidän omasta aivoterveydestä. Käytännössä tämä voisi tarkoittaa säännöllistä nukkumaan menoaikaa, rauhallista, viileää, pimeää ympäristöä, kofeiinin ja alkoholin välttämistä, liian raskaan liikunnan välttämistä ehkä kaksi tuntia ennen nukkumaanmenoa. Siihen voi lisätä jonkinlaisia rentoutumisharjoituksia ja näyttöjen tuijottamisen välttämistä ja sitten voisi ehkä kokeilla erilaisia menetelmiä oman mielen rauhoittumiseksi ennen kuin menee nukkumaan. Tai toki sitten voidaan mietiskellä erilaisin keinoin, että mitkä on ne omalle itselle toimivat palautumisen keinot. Voit vaikka tehdä listan, ota paperia, kynä ja listaa sinne 24 keinoa, jotka ylläpitävät sinun toimintakykyänsä ja palauttavat sinua. Tee lista huolella ja voit käydä sen ehkä porukassa kollegoiden kanssa läpi ja saada ehkä heidän listoistaan ideoita itsellesi. Ja laitapa lista sitten jääkaapin oveen ja seuraavan kerran kun alkaa väsyttää niin katso listasta, että mikä palauttaa ja rupea tekemään sitä.
Olemme nyt käyneet läpi ajatuksia palautumiseen liittyen. Seuraavaksi voimme vähän tutkiskella ajankäyttöä tai ajankäytön suunnittelua ja kuinka se voisi liittyä johtajan tai esihenkilön hyvinvointiin. Meidän tärkein tehtävä on aina ajatella. Valitettavan usein kuulee, että on niin kiirekin, ettei ehdi ajatella. No mistä tämä kiire tai kiireen tuntu syntyy? Mahdollisuuksia on useita. Voihan olla, että on yksinkertaisesti liian paljon tekemistä ja liian vähän aikaa. Saattaa syntyä yllättäviä tilanteita, jotka muuttaa suunnitelmat ja vie ne vähäisetkin voimavarat. Se voi olla tietyntyyppistä huokoisuuden puutetta siellä kalenterissa, jonne ne yllättävät tilanteet eivät enää mahdu. Se voi olla myös suunnittelemattomuutta ja tahdonvoiman puutetta. Tahdonvoiman puutetta siihen, että tekisin niitä itselle tärkeitä asioita. Se voi olla keskittymisen vaikeutta, tai se voi olla vaikka huomion suuntautumista johonkin irrelevanttiin asiaan tai jonkinlaisia huoliajatuksia tulevasta. Mahdollisuuksia tähän kiireen tuntuun ja kiireeseen on monia ja miten niitä voi ehkä taklata. Eräänlaisia ajankäytön menetelmiä on monia ja ehkä niille on seuraavat asiat yhteisiä. Monesti pyritään määrittelemään tärkeimmät tavoitteet ja priorisoimaan, vaikka mitkä on tämän kevään tärkeimmät tavoitteet, jotka tulisi saada tehdyksi? Mitkä seuraavan kuukauden tärkeimmät tavoitteet? Entäs tämän viikon tai tämän päivän? Ja sen jälkeen, kun tärkeimmät tavoitteet on joillakin tavalla määritelty, niin voidaan kysyä, että no mitä olisi hyödyllistä tehdä, jotta nämä tärkeimmät tavoitteet tulisi saavutetuksi ja tehdä jonkinlainen tehtävälista, ja tämä pohjalta tehdään suunnitelma, että mitä teen, milloin tein ja missä teen. Jotta voisi nämä tavoitteet saavuttaa. Toki näihin kaikkiin suunnitelmiin on hyvä lisätä ripsaus realismia, kun voi tulla niitä hidasteita ja yllätyksiä ja tämän pohjalta tehdä niitä päiväsuunnitelmia. Toki ajankäytön suunnittelu ja ajankäyttö ylipäätään. Siihen liittyy myös joustavuutta mielestä ja joustavuutta kalenterista, jos oikeasti tulee joku uusi yllättävän tärkeä asia, niin se vaatii joustavuutta mielessä, että muuta sitä omaa suunnitelmaani, mutta se vaatii myös joustavuutta omassa kalenterissa, että tämä uusi yllättävä, tärkeä asia sinne mahtuu. Ajankäyttöön liittyy myös itsekontrolli, tietty lempeä jämäkkyys. Jos olen oikeasti määritellyt minulle tärkeät tehtävät, jota minun pitää tehdä, niin se vaatii tietyn tyyppistä jämäkkyyttä, itsekuria, että pidättäydyn niistä asioista, jotka haittaa näitten tärkeitten tavoitteiden saavuttamista. Ajankäyttö, yllätys yllätys. Siihen liittyy myös palautumisen, eheytymisen varaaminen ja sen laittaminen kalenteriin. Aikahan on suhteellista ja se meiltä jokaiselta loppuu jossakin vaiheessa. Työpäivänkin aika jossakin vaiheessa loppuu ja sen takia koska tiedämme että aikaa on vain rajallinen määrä, niin sen takia olennaista onkin määritellä ensimmäisenä tärkeimmät asiat. Mitkä ovat sinun tärkeimmät tavoitteet tälle keväälle, taikka tuleville kuukausille, tai mitkä on sun tärkeimmät asiat siellä työpöydälläsi? Onko se ehkä strategista suunnittelua, tiimin ja työntekijöiden johtamista, oman hyvinvoinnin ylläpitämistä vai mitä se mahtaa ollakaan? Tämän jälkeen, kun ne tärkeimmät tavoitteet on määritelty, niin voidaan ruveta tekemään niitä niin sanottuja ToDo-listoja. Mutta näitten tärkeimpien tavoitteiden määrittely ei välttämättä ole aina helppoa ja sen takia voimme käyttää vaikka tämmöistä Pareton lakia. Käytännössä se voi tarkoittaa sitä, että kaikki mahdolliset tehtävät ja tavoitteet kirjoittaa listamuotoon ja ottaa siitä ne 20 % jotka tuottaa 80 % tuloksista. Toisin sanoen niistä tavoitteista valitsee sen 20 %, jotka tuottaa eniten tulosta ja hyvinvointia, taikka sitten mahdollistaa näiden tavoitteiden saavuttamisen. Elikkä voimme käyttää jopa tämmöistä Pareton lakia, jonka avulla saamme fokusoitua niitä asioita, johon meidän kannattaisi keskittyä. No ajatellaan, että tavoitteet on voitu määritellä vaikka oman esihenkilön kanssa, jos semmoinen johtajalla asettuu itsellä olemaan, että mitkä tärkeimmät tavoitteet on ja mihin pitäisi keskittyä, niin seuraava vaihe on, että määritä jonkinlainen tehtävälista. Tässä voimme käyttää vaikka Ganttia, jolla yksinkertaisesti määrittelemme vaikka yksittäiselle post-it lapulle tai sähköisille post-it-lapuille yksittäisiä tehtäviä, joita tulisi tehdä, jotta joku tietty tärkeä tavoite tulee saavutetuksi. Ja laitamme tämmöiselle aikajanalle ne tehtävät asiat. Toinen vaihtoehto on, että kun tunnistetaan nämä tärkeimmät tavoitteet ja niihin liittyvät tehtävät, niin laittaa ne suoraan kalenteriin. Itse pidän tästä kalenteroinnista. Näiden työtehtävien kalenteroinnista, koska se antaa realistisemman kuvan siitä, että mitä kaikkea oikeasti pystyn päivän aikana tekemään. Ei se, että merkitsen siinä pelkästään tavoitteet, että tuohon mennessä joku asia pitäisi tulla tehdyksi, vaan jos minulla on kokous tai jos minulla on koulutus tai tiimin vetäminen tai jonkun organisaatioon liittyvän ohjeen rakentaminen, niin varaan sille aikaa sieltä kalenterista ja merkitsen sen sillä tavalla, joka viestii muille, että tämä minulle tärkeää aikaa, että silloin en ole tavoitettavissa, se on minulle keskittymisaikaa. Ja säädän kaikki mahdolliset laitteet sillä tavalla, että sieltä ei tule minulle häiriötä. Ja sitten kun se asia siellä kalenterissa on, ne tärkeät asiat kalenterissa ja niille on varattu riittävästi aikaa, niin voin olla enemmän varma siitä, että ne hommat tulee tehdyksi. Toki tämmöisessä kalenterointisuunnittelussa on ehkä hyvä pitää muutama asia mielessä. Ehkä johtajien ja esihenkilöiden työskentelyn osalta voisi olla hyvä käyttää tämmöistä 60–40 sääntöä. Suunnitellaan ja varataan maksimissaan 60 % kalenterin ajasta. Koska on hyvin todennäköistä sitten loput 40 % täyttyy muutoinkin, muiden toiveilla ja muiden ihmisten auttamisella. Toisin sanoen, jos tehtävänä on auttaa henkilöstöä onnistumaan omassa työssään ja sieltä tulee niitä yllättäviä asioita, yllättäviä pyyntöjä, itse voi. Mutta ja ne liittyvät henkilöstön onnistumisen tukemiseen, niin siihenkin pitää varata aikaa. Toisin sanoen meidän pitäisi varata aikaa näille kohtaamisille meidän henkilöstön kanssa. Elikkä 60–40. Maksimissaan itse varaa 60 % kalenterista ja loput 40 % kyllä täyttyy aivan takuulla. Toisaalta sinne omaan kalenteriin voisi ottaa aikaa palautumiselle. Merkata siinä kaikki lounaat, kuntoilut ja kahvitauot ja palautumistuokiot, jolloin nekin tärkeät asiat, niin kuin aikaisemmin olemme huomanneet, olisivat siellä kalenterissa. Tämä vaatisi samantyyppistä, kun Franklin teki aikanaan aamulla herättyään mietiskelemään, että mitä hyvää tänään tekisi? Samalla tavalla joka päivä voi tehdä itselleen ToDo-listan tai suunnitelman mitä tänään aikoo saada aikaiseksi. Toki jos tuota kalenteria käyttää edellä kuvatulla tavalla, niin kalenteri aamulla kertoo, että mitä tulee tehdä. Sähköpostia, sitäkin voi lukea kerran tai 2 kertaa päivässä. Se on yksittäinen työtehtävä ja tarkoituksenmukaista ei välttämättä ole, ettei se henkilöjohtajalla se sähköposti on koko ajan auki ja sieltä koko ajan tupsahtaa uusia työtehtäviä päivään, vaan senkin voi aikatauluttaa, että sen tekee 30 minuuttia kerrallaan, tunti kerrallaan, kerran päivässä tai 2 kertaa päivässä.
No onhan se totta, että tähän kaikkeen ajankäytön hallintaan liittyy myös niitä yllättäviä asioita. Sehän voi olla vaikka sitä, että oma mielen tupsahtaa uusia ideoita ja ajatuksia. Ja uudet ideat ja ajatukset, jos ne pyrkii kaikki säilömään siinä vaikka työmuistissa, niin se kuluttaa sitä työmuistia ja se ei ole meidän parhaassa käytössä, vaikka kun tehdään niitä strategisia päätöksiä. Sen takia voidaan ajatella, että elämä ei välttämättä ole muistipeli ja mielen tulevat ajatukset ja ideat voi laittaa paperille ja paperi kalenteriin. Ehkä jotenkin näin: mielestä paperille ja paperilta kalenteriin. Ja ehkä tähän ajankäytön hallintaan liittyy myös kysymys siitä, että missä sitä työtä teen, näitä niin sanottuja etäkysymyksiä. On ehkä hyvä pohdiskella, että mitkä tehtävät on hyvä tehdä etänä ja mitkä on hyvä tehdä toimistolla, mitkä tehtävät on sellaisia jotka vaatii vuorovaikutusta, erityisesti kasvokkaista vuorovaikutusta kollegoiden kanssa. Etäkysymyksiin liittyy myös se, että missä voin parhaiten keskittyä. Onko meillä toimistolla sellainen tila, jossa oikeasti voin keskittyä ja ajatella ja saada siitä laadukasta työaikaa sinne? Toisaalta miten voisin saada työrauhan siihen etäilyynkin, eli jos päätän pysyä etänä niin kuinka vuorovaikutan tai itseasiassa viestin muille, että tahdon keskittyä jonkun tietyn ajan? Ja toisaalta kysymyksenä, myös ehkä palautumiseenkin liittyen, että miten jaksetaan se etätyöpäivä ja miten sen aloitan ja päätän, jotta pääsen tämmöiseen psykologiseen irtautumiseen, joka edistää myös palautumista siellä illalla. Tässä sinulle oli, joitakin ajatuksia palautumiseen ja ajankäytön suunnitteluun liittyen. Olen aivan varma, että on monia muitakin näkökulmia olemassa, joita tässä podcastissa ei olla esitetty. Tässä on muutamia kysymyksiä sinulle pohdittavaksi. Mikä on sinun tavoitteesi palautumiseen tai tähän ajankäytön suunnitteluun liittyen? Mikä tekee tuosta tavoitteesta sinulle tärkeän? Mikä tekee siitä sinun tavoitteesta tärkeän koko työyhteisölle? Mitä pitäisi tapahtua, että tässä sinulle tärkeässä asiassa tapahtuisi edistymistä? Ja mitä voisit tehdä asian eteen? Milloin ja missä aiot sen tehdä? Mikä vahvistaa sinun uskoasi, että voisit edetä tässä asiassa kohti omaa tavoitettasi? Ja mikä voisi olla pienin mahdollisin asia, jonka voisi tehdä tänään heti tämän podcastin kuultuasi? Kiitokset, että tulit mukaan tähän on podcastiin ja seuraavalla kerralla jatketaan hieman eri teemasta, mutta edelleen johtajan ja esihenkilön hyvinvoinnin parissa.
[musiikkia]
ѲԴDzääԾ: Ennakoi, syvennä, täydennä. Opi huomisen osaaminen jo tänään. Jatkuvan oppimisen tarjonta myös verkossa, Itä-Suomen yliopisto.
